Создание приватного черновика (прочие электронные документы)

Примечание:

Приватный черновик – черновик, который доступен назначенным сотрудникам.

1. С подробной инструкцией по созданию прочих электронных документов можно ознакомиться тут.
2. После создания документа, в случае его многократного использования либо подписания другими ответственными лицами, необходимо нажать на кнопку "Сохранить черновик" и выбрать тип "Приватный черновик".

3. Далее появляется окно "Создание приватного черновика" для заполнения информации о пользователях и их функционале следующего вида:

Важно!

Черновик сохранится успешно в случаях, если присутствует хотя бы один пользователь с правом "Отправить и редактировать" или установлен флажок в пункте "Отправить документ автоматически, когда все ответственные подпишут и согласуют черновик".

• Пользователь

Из списка всех пользователей организации можно выбрать определенных лиц для подписания черновика.

• Пользователь может

Существует 3 вида действий пользователя над черновиком:

1) Отправлять и редактировать (также возможность удалять) - это обязательное ;

2) Подписывать;

3) Согласовывать.

• Кнопка "Добавить"

Для добавления нескольких пользователей и разграничения их прав работы с черновиком.

• Отправить документ автоматически, когда все ответственные подпишут и согласуют черновик

Проставление "галочки" в данном поле обозначает автоматическую отправку документа, после согласования и подписания всеми лицами. Если хотя бы один пользователь  не согласовал документ (проставил отрицательное согласование), функция автоматической отправки черновика не сработает. Документ необходимо будет выгрузить вручную по соответствующей кнопке.

4. После заполнения всех полей необходимо нажать на кнопку "Создать приватный черновик".

5. Далее ответственным лицам на почту придет письмо со ссылкой на PDF-документ.

6. Документ автоматически появится в разделе "Черновики" личного кабинета на портале https://app.edn.by/web-new/welcome  у тех пользователей, которые назначены для работы с ним.

7. Для работы с черновиком необходимо открыть его, путем нажатия на наименованием документа в поле "Документ" из раздела "Черновики" личного кабинета на портале https://app.edn.by/web-new/welcome и выполнить назначенные пользователю действия.

8. После открытия черновика в новой вкладке браузера, он имеет следующий вид:

Примечание:

В качестве примера рассматривается согласование, подписание и отправка документа одним и тем же пользователем.

Поля:

• Ответственные

В данном поле, указываются все ответственные лица, назначенные для согласования и подписания документа, а также статусы черновика.

Кроме этого, здесь есть возможность изменить ответственных либо группу прав доступа над документами, путем нажатия на кнопку "Изменить ответственных".

• Комментарии

В случае необходимости оставить комментарий к документу, следует нажать на кнопку "Комментарии", а затем в текстовом поле ввести комментарий и нажать на кнопку "Отправить".

Все комментарии для данного документа будут расположены ниже, с отображением данных о пользователе, датой и текстом самого комментария.

• История

Вся информации по работе с черновиком (от его создания до отправки), отображается путем нажатия на кнопку "История".

• Информация

Краткие сведения о документе (Наименование документа, Получатель, Создатель, Время создания, Подписи всего / подписали, Согласование всего / согласовали / отклонили) и данные, внесенные в Дополнительные поля (если были заполнены), можно увидеть, путем нажатия на кнопку "Информация".

• Редактировать

Для внесения изменений в черновик можно нажать на кнопку "Редактировать", внести изменения, затем нажать на кнопку "Сохранить черновик".

• Удалить

Для удаления черновика необходимо нажать на кнопку "Удалить" и подтвердить удаление во всплывающем окне "Вы уверены что хотите удалить черновик?".

• Согласовать

В тех случаях, когда требуется согласование документа, можно нажать на кнопку "Согласование", ввести текст и нажать на кнопку "Отправить".

По умолчанию установлено, что согласование подтверждено.

После данных действий в поле "Ответственные" изменится статус документа на "Согласовали", с указанием лица, осуществившего эту операцию.

Если установить переключатель в поле "Подтверждаю согласование" на "Нет", указать причину и нажать на кнопку "Отправить", то статус в поле "Ответственные" будет иметь следующий вид:

Также после согласования или несогласования документа ему присваивается соответствующий статус в разделе "Черновики".

• Подписать

Для подписания документа необходимо нажать на кнопку "Подписать", после чего появится окно "Выберите способ подписания", в котором также необходимо нажать на "Подписать".

После этого появится окно для выбора ключа ЭЦП и подписания документа, путем нажатия на кнопку "Подписать".

В разделе "Черновики", после подписания документа, изменится статус на "Подписан".

• Отправить

Для отправки документа необходимо наличие минимум одной подписи.

Наличие подписей и согласований можно увидеть в поле "Ответственные":

Для отправки документа необходимо нажать на кнопку "Отправить".

Далее следует подтвердить, что вы хотите отправить документ, путем нажатия на "Да".

После подтверждения, документ пропадет из вкладки "Черновики" и появится в "Отправленные" со статусом "Передано".