Для удостоверения внутренних документов организации допускается использование аналога собственноручной подписи. В разрезе электронного документооборота аналогом ЭЦП на физическом носителе может быть корпоративная почта сотрудника.
Следует выделить следующие важные моменты использования корпоративной почты для подписания внутренних электронных документов компании:
- У организации есть корпоративный домен и созданы корпоративные почты в этом домене для сотрудников.
- У организации должен быть, как минимум, один ключ ЭЦП, подключенный к модулю 1с, т.к. подписание в модуле через корпоративный e-mail недоступно.
Если все эти условия выполнены, далее следует настроить возможность подписания через корпоративный e-mail. Выполнить настройку может только сотрудник с правами Администратора. Для этого в личном кабинете пользователя ЭДиН необходимо перейти в раздел “Каталоги”->”Корпоративные домены”, вписать наименование домена в специальное поле, сохранить изменения.
Рис.1 Настройка корпоративного домена в личном кабинете администратора
Примечание
По умолчанию, допустимы домены с расширением “.by”. Если требуется внести домен с другим расширение, необходимо обратиться за помощью в техническую поддержку ЭДиН.
Также допускается внесение не более трёх различных корпоративных доменов.
После сохранения информации о домене компании специалисту по кадровому учету необходимо отправить приглашение сотруднику из модуля для 1с8 на его корпоративную почту.
После получения приглашения сотрудник может авторизоваться в личном кабинете пользователя ЭДиН. Отправка приглашения, последующая авторизация в личном кабинете КЭДО, а также открепление почты сотрудника от компании описаны в инструкции.
ВАЖНО!
Отправлять приглашение необходимо именно на корпоративную почту сотрудника и заходить в личный кабинет пользователя ЭДиН также, используя эту почту. В противном случае, сотрудник не сможет подписать документы с помощью корпоративного e-mail - данная функция будет недоступна.
После выполнения указанных действий сотрудник сможет подписывать документы без использования личной ЭЦП. Но возможность использования личного ключа не исключается. Тип подписи всегда можно выбрать непосредственно в момент подписания, либо настроить в личном кабинете пользователя КЭДО.
Рис.2 Выбор типа подписи при отправке документа
Рис.3 Выбор типа подписи при подписании входящего документа
При подписании документов с помощью корпоративной почты каждую подпись надо подтверждать одноразовым кодом. Код приходит на корпоративный e-mail, действителен в течении 5 минут. Следовательно, у сотрудника должен быть постоянный доступ к этой почте.
Рис.4 Пример письма с кодом подтверждения
Рис.5 Ввод подтверждающего кода при подписании
Подробно процесс создания, отправки, получения и подписания внутренних документов компании описан в различных инструкциях в разделе базы знаний “КЭДО - кадровый электронный документооборот”
На изображении ниже приведен пример оттиска подписи с использованием корпоративного e-mail. Он содержит наименование компании, ФИО сотрудника, его должность, непосредственно сам e-mail, дату и время подписания.
Рис.6 Пример оттиска подписи, выработанной с помощью корпоративной почты