Бывают ситуации, когда для отправки документа требуется наличие подписей нескольких сотрудников (двух и более). Например, ответственного лица, руководителя и т.д. Для таких случаев предусмотрена отправка Прочего электронного документа с множественной подписью. Особенности её применения в личном кабинете пользователя ЭДиН описаны в данной инструкции.
Чтобы отправить Прочий электронный документ с множественной подписью необходимо сделать следующее:
Публичный черновик – черновик, который доступен всем пользователям организации. Любой сотрудник может его согласовывать (отклонить согласование), редактировать, подписывать и отправлять в любой момент после создания. По этой причине следует внимательно проверять наличие всех подписей перед отправкой документа. Все нюансы работы с публичным черновиком подробно описаны в соответствующей инструкции.
Приватный черновик – черновик, действия с который доступны только назначенным сотрудникам. Все особенности работы с такими черновиками описаны в инструкции.
Следует выделить следующие важные моменты использования приватного черновика в разрезе множественной подписи.
- У сотрудников, от которых ожидается подписание черновика, должно быть соответствующие право “Подписывать”. Права назначаются каждому пользователю индивидуально при создании черновика. Все доступные права представлены на изображении ниже.
- Изменить права ответственных или добавить нового может один из уже добавленных пользователей с правом “Отправлять и редактировать”. Следует помнить, что при корректировке пользователь именно добавляется заново с новым набором прав (старые права полностью переписываются).
- ВАЖНО: если пользователь, создающий черновик, тоже будет участвовать в подписании (согласовании и т.д.), он должен обязательно добавить себя к списку ответственных. В противном случае, после сохранения черновика, этот пользователь не увидит документ среди доступных.
- Если при создании черновика установить галочку напротив пункта “Отправить автоматически”, черновик автоматически выгрузится на платформу после получения последней подписи. Наличие права “Отправлять и редактировать” у других пользователей на это не влияет.
- Пользователь, у которого есть право для отправки, может сделать это досрочно, не дожидаясь сбора всех подписей. Поэтому важно следить, чтобы все необходимые подписи были собраны до отправки. Проверить, какие действия были произведены над документом и кто из сотрудников уже подписал, можно как в закладке “Ответственные”, так и в закладке “История” (здесь содержится более расширенная информация о действиях).
- Если у ответственного пользователя есть право “Согласовывать”, он может дополнительно согласовать черновик или отклонить его, оставив соответствующий комментарий (см. подробнее в инструкции раздел “Согласовать”). Но, даже если согласование было пропущено, черновик успешно отправится по кнопке или после сбора всех подписей при соответствующей настройке.
- После успешного создания черновика рекомендуется еще раз проверить в нем всю информацию. После того, как будет поставлена первая подпись, внести какие-либо изменения в документ будет уже невозможно! Доступным останется лишь редактирование списка и прав ответственных.
- Если информация в черновике корректная, можно подписать его от имени первого пользователя, используя приложение (утилиту) "ЭДиН: Электронная подпись" либо мобильную ЭЦП. Для этого надо нажать "Подписать" в верхнем левом углу документа, после чего выбрать подходящий способ подписи. Далее его подписывают все остальные пользователи, чьи подписи должны быть на документе (таким же образом).
- Когда все подписи собраны, последний подписант либо ответственный пользователь отправляет черновик (либо это произойдет автоматически, если выставлена соответствующая настройка). Черновик со всеми собранными подписями будет отправлен грузополучателю.
Оттиски всех поставленных подписей будут отображаться при просмотре и печати отправленного документа (в нижней части).
Важно!
На платформе черновики хранятся только 90 дней после последнего редактирования. Если в течении этого времени с черновиками не происходит никаких действий, они будут удалены автоматически.